Introdução
Você está finalizando o processo para transformar sua empresa em uma franquia, ou já é uma franquia e gostaria de melhorar seu sistema de gestão sem cometer erros na escolha de um parceiro para Sistemas? Então esse texto é pra você!
Eu quero dividir um pouco dos meus mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento e implantação de soluções corporativas.
A lista que eu elaborei leva em conta os diversos fatores que precisam ser avaliados em um projeto para a escolha do seu próximo sistema de gestão, os chamados sistemas ERP.
Então, vem comigo!
1 - Comece pelo começo - Definindo as necessidades da sua franquia
Nessa fase o mais importante é olhar pra dentro de casa. Entender os processos que rodam dentro de sua empresa. O que é crítico para a continuidade e gestão do seu negócio.
· Quais são os processos que já rodam bem e que você que não quer perder?
· Quais são os processos que você quer melhorar?
· Por que você quer mudar de sistema (se esse é o caso)?
· Quanto mais fundo você for nessa lista, maiores as chances de achar alguém compatível.
Lembre-se: nas demonstrações tudo funciona bem.
2 - Identifique a empresa fornecedora de ERP
O próximo passo é identificar empresas que fornecem sistemas ERP, os sistemas de gestão empresariais. Procure empresas que tenham experiência no seu novo ramo de atuação. Um bom sistema de lojas de sapatos não significa que será também um bom sistema de gestão de franquias de lojas de sapatos.
A estrutura necessária para gestão deste tipo de negócio é imensa e simplesmente impossível de se adaptar caso o sistema já não tenha nascido com a finalidade de franquia em mente.
O suporte técnico próximo e a capacidade de evolução da ferramenta é algo que também precisamos avaliar neste caso. E isto depende diretamente da capacidade da empresa fornecedora.
3 - Escolhendo a ferramenta - Qual ERP?
Depois de definido uma lista de empresas que tem capacidade de lhe atender, o próximo passo é entender melhor o Sistema de gestão que lhe será oferecido. Existem três aspectos principais que você deve considerar:
3.1 - Estrutura
Como já mencionei previamente, o sistema precisa ter nascido com uma estrutura preparada para lhe atender.
· O que irá acontecer quando dezenas de franqueados acessarem seu ERP? Quais dados são visíveis para qual franqueado?
· Você possuirá capacidade de gestão centralizada para definir por exemplo tabela de preços, promoções e produtos e serviços a serem comercializados? O sistema escolhido irá permitir este tipo de parametrização?
· Como irão funcionar as atualizações de novas versões do sistema?
· Sistemas adjacentes precisam ser adquiridos? Licenças de bancos de dados, servidores, sistemas de gestão de backups etc. Todos estes gastos precisam ser considerados.
· Mesmo com lançamentos individualizados, é possível agrupar todas estas informações em um único local?
3.2- A automação do processo em si
Neste ponto é hora de avaliarmos os sistemas individualmente identificando os pontos fortes e fracos de cada um.
Avaliamos os mesmos em relação aos principais processos da empresa como: Vendas, Estoque, Contas a Pagar e Contas a Receber. Verifique a praticidade e agilidade dos processos que serão executados pelos seus franqueados.
3.3- Resultados Gerenciais
Não transforme seu sistema em um cemitério de dados. Vamos então para relatórios e gráficos gerenciais. Verifique as saídas gerenciais que são possíveis de extrair a partir do sistema.
Lembre-se que os franqueados esperam ajuda na gestão do negócio e a escolha de uma ferramenta que apresente os indicadores necessários para uma boa gestão é muito importante.
3.4 Investimento total - Ênfase no total
Nesta fase, o investimento deve ser considerado os seguintes aspectos:
Custos de aquisição: Quanto o sistema custa propriamente dito.
Custos de Manutenção: Quanto irá custar a manutenção do sistema.
Custos de implantação: Estão relacionados aos custos para realizar treinamentos, parametrizações e até pequenos ajustes para colocar o sistema rodando em sua franquia. Tome muito cuidado com este custo e sempre que possível opte por empresas que tenham um projeto com valor 'fechado' na proposta. Desta maneira você corre menos risco do custo total aumentar significativamente após o início do projeto.
Custos de expansão: Verifique neste ponto quais são os custos para aquisição de uma nova loja, novo usuário, novo módulo etc. Assim, quando sua empresa começar a crescer você não terá surpresas.
Existe um ditado americano que diz que 'Você recebe pelo que paga'. Isso não significa que deve optar sempre pela solução mais cara. Mas tenha sempre em mente que os custos para se manter uma estrutura de programação e suporte técnicos são altos. Se alguém promete que irá customizar todo seu sistema para lhe atender sem nenhum custo, desconfie.
Da mesma forma, um fornecedor que não cobra nenhuma manutenção mensal, não irá prestar um bom serviço de suporte técnico, obviamente. A exceção a esta regra são empresas que conseguem monetizar seu negócio através de outros meios, como Google e Facebook que acabam vendendo as informações de seus usuários.
Conclusão:
Quando vamos comprar alguma coisa e não sabemos diferenciar o que é bom do ruim, nosso critério de escolha passa a ser meramente o preço. Se dois celulares 'Androod' de marcas competidoras são apresentados e eu não sei nada a respeito de processamento ou armazenamento, acabo escolhendo o que é mais barato.
Assim também ocorre com os sistemas de gestão. Se você não estabelecer previamente o que é importante para sua franquia, vai acabar escolhendo o mais barato e este é um péssimo critério quando se trata de uma parceria tão duradoura.
Espero que este texto possa ter trazido alguma luz a respeito desta difícil tarefa e te desejo uma ótima compra no futuro.