Olá!
A primeira coisa a se fazer quando queremos controlar o nosso estoque é ter a certeza que nosso usuário possui acesso. Veja se no seu menu, dentro de estoque aparece a opção: Conferência, conforme a imagem a seguir:
Quando você clicar em Criar, uma tela parecida com essa vai aparecer:
Tem um monte de informações importante pra preencher aí, como a Empresa, o Setor de estoque e uma Descrição, que é um título que vai identificar essa conferência. Eu gosto de colocar algo como mês e tipo de produto que eu estou conferindo.
Depois, você precisa escolher os produtos que quer conferir. Pode ser um a um, clicando no botão Inserir Item ou agrupado, clicando em Selecionar Itens:
Clicando em Selecionar itens, você irá abrir essa tela, com um monte de opções pra te ajudar no filtro, como: só produtos ativos, ignorar os descontinuados, somente os zerados, somente os positivos etc.
Existem diversas guias pra filtrar (se você quiser filtrar só determinador fornecedores, fabricantes etc)
Na guia Produtos, você vai encontrar outras opções de filtros, também importantes. Clique na lupa para selecionar os produtos :
Quando você clicar em filtrar, ele vai exibir só os produtos que combinam com os filtros que você veio fazendo. Você pode selecionar todos os produtos ou só alguns, como na imagem a seguir:
Quando você clicar em salvar, virá para essa tela:
Digite os valores de estoque na quantidade conferida e (se quiser) na quantidade mínima.
Estamos quase no fim. Falta apenas te mostrar mais umas opções:
Tipo de conferência vai interferir no seu estoque: Atualizar a quantidade atual, somar ou subtrair. Você sempre deve deixar em atualizar. A subtração ou soma são para casos em que você precisa ajustar o estoque (registrar uma perda ou coisa parecida)
Congelar o estoque: É mais usado quando a loja está aberta e você está contando estoque na mesma hora em que seu cliente está comprando. Aí você conta 10 unidades de um produto. Se você vender uma unidade, quando clicar em processar o sistema vai pegar a quantidade que você contou + as entradas – as vendas que você fez desse produto desde que o estoque ficou congelado
Pular produto não encontrado é pra quando você está fazendo a importação via arquivo TXT e ele deve ignorar esse produto (ou interromper a contagem, já que você contou um produto não cadastrado)
Só falta clicar em processar ou Salvar. Se você for continuar depois, clica em SALVAR. Se já tiver tudo pronto e você quer ver seu estoque certinho, clica em Processar.
Ultimas dicas:
1 - Comece pequeno. Fique bastante confortável usando a ferramenta, entenda a diferença de cada uma das funcionalidades. É muito comum as pessoas pararem um final de semana inteiro fazendo balanço para só depois tentarem aprender a utilizar a conferência
2 – Nas primeiras semanas, defina alguns produtos que você quer controlar. Monitore-os de perto. Confira as vendas, lançamentos com a posição em estoque
3 – Finalmente, quando já souber usar a ferramenta e os colaboradores já estiverem acostumados ao balanço, faça disso um processo, com periodicidade definida para que todo x dias você faça a contagem destes produtos
A importação via excel e via coletor serão objetos de um outro post, pra não ficar muito grande! Até a próxima!